Роли и права доступа сотрудников
Определите, кто может менять задачи, редактировать статьи, приглашать коллег и работать со счетами. Создавайте роли под обязанности сотрудников, а доступ к доскам и базе знаний выдавайте людям или целым отделам.
Какие права можно настроить в Lovox
В роли можно выбрать каждое из 16 прав отдельно. Они отвечают за действия сотрудника в тех досках и разделах, которые ему доступны.
Задачи и доски
Выберите, кто может создавать и настраивать доски, редактировать задачи и писать комментарии. Например, сотруднику можно разрешить работу с задачами, а настройку доски оставить руководителю.
База знаний
Разрешайте сотрудникам создавать и редактировать статьи. Управление разделами и доступом к ним включается отдельно: автору инструкции необязательно давать право менять структуру всей базы знаний.
Команда
Настройте, кто приглашает коллег, назначает им роли и отделы, управляет составом команды. Просмотр почты и телефонов сотрудников тоже регулируется отдельным правом.
Настройки, отчёты и счета
Отдельно выдавайте права на настройки пространства, просмотр всех материалов, журнал событий, отчёты, работу со счетами и часовыми ставками, импорт и экспорт данных.
Создание ролей для сотрудников
Назовите роль по обязанностям человека и отметьте нужные права. Например, руководителю проекта разрешите настраивать доски и смотреть отчёты, а бухгалтеру работать со счетами и ставками. Затем назначьте роль сотрудникам.
- Права меняются в самой роли и применяются ко всем сотрудникам с этой ролью.
- Создавать и изменять роли могут участники с правом «Управление ролями».
- Системная роль «Администратор» имеет все права. Изменить или удалить её нельзя; назначать администраторов может только другой администратор.
Доступ к доскам и базе знаний по отделам
Объедините сотрудников в отделы и откройте каждому нужные доски и разделы базы знаний. Например, отделу продаж можно дать доступ к его проектам и инструкциям. Роль определяет разрешённые действия, а настройки доступа определяют, с какими материалами сотрудник работает.
- Доску можно открыть всему пространству или выбранным сотрудникам и отделам. У разделов базы знаний тоже есть свои настройки доступа.
- Для группы досок можно использовать доступ родительской группы или задать отдельный список участников и отделов.
- Администраторы и сотрудники с правом «Просмотр всего содержимого» видят также ограниченные доски и опубликованные материалы базы знаний.
Приглашение сотрудников и управление командой
На странице «Команда» видно, кто состоит в пространстве, какие роли назначены сотрудникам и в какие отделы они входят. Здесь можно пригласить коллег и изменить их доступ, когда меняются обязанности.
- Создайте ссылку-приглашение и выберите роль, которую получат новые участники. По ссылке можно посмотреть, кто уже присоединился.
- Для изменения ролей и отделов сотрудников нужно право «Управление участниками». Оно также позволяет удалять участников из пространства.
- Изменения ролей, доступов и состава команды записываются в журнал событий. Смотреть его могут участники с соответствующим правом.
Вопросы о доступе сотрудников
Чем роль отличается от доступа к доске?
Роль определяет разрешённые действия: например, редактирование задач или управление участниками. Доступ к конкретным доскам и разделам базы знаний настраивается отдельно.
Можно ли выдать доступ целому отделу?
Да. Доступ к доскам и разделам базы знаний можно назначать отдельным людям или отделам.
Кто может менять роли участников?
Изменять назначенные сотрудникам роли могут участники с правом «Управление участниками». Для создания и изменения самих ролей нужно право «Управление ролями».
Настройте доступ для своей команды
Создайте пространство, пригласите коллег и выберите для них роли. Начать можно бесплатно, без банковской карты.