Перейти к контенту
Lovox
Начать бесплатно

Корпоративная база знаний Lovox

Соберите регламенты, инструкции и ответы на частые вопросы в одном месте, рядом с задачами. Команда работает по одним правилам, а новый сотрудник находит ответы сам. Российская замена Notion и Confluence.

Начать бесплатноПосмотреть тарифы

Для чего компании база знаний

  • Общие правила и рекламенты для всех сотрудников

    Регламенты и инструкции лежат в одном месте, а не в чатах, письмах и на дисках. Актуальная версия всегда одна.

  • Новичок обучается самостоятельно на основе базы знаний

    Соберите раздел для новых сотрудников: инструкции, видео, ответы на частые вопросы. Новичок читает, а не отвлекает коллег.

  • Знания копятся и остаются в компании

    Регламенты, статьи, инструкции и записи встреч хранятся статьями, а не только в головах людей. Сотрудник уволился, а опыт остался.

Что даёт база знаний в Lovox

  • Регламенты и инструкции в одном месте рядом с задачей

    Задача ссылается на регламент, по которому её делают. Статью правят в одном месте, и во всех задачах она актуальная.

  • Видно, кто прочитал статью

    Lovox отмечает, кто прочитал статью. Понятно, познакомилась ли команда с новым регламентом.

  • Доступ к статьям по отделам

    Раздел открыт всей команде, отделу или конкретным людям. Закрытое не видно ни в списке, ни в поиске.

  • Один поиск по всему пространству

    Статьи ищутся вместе с задачами, досками и комментариями. Не нужно вспоминать, где лежит ответ.

  • Совместное редактирование статей

    Несколько человек редактируют статью одновременно, правки видны сразу. Не нужно пересылать версии файлов.

  • Серверы Lovox находятся в России

    Работает без VPN. Оплата в рублях картой или по счёту на юридическое лицо с закрывающими документами.

Какие сервисы заменяет база знаний Lovox

Совместное редактирование

Над одной статьёй можно работать вместе, как в Google Docs. Несколько человек пишут одновременно, и правки каждого сразу видны остальным.

  • Курсор каждого коллеги подписан его именем, поэтому видно, кто что правит.
  • Текст, который выделил коллега, подсвечен его цветом.
  • Правки не затирают друг друга, даже если двое пишут в одном абзаце.
  • Всё сохраняется само, кнопки «Сохранить» нет.
  • Так же вместе редактируют описание задачи.

Лента статей

База знаний открывается лентой, как внутренний журнал: у каждой статьи обложка, заголовок, автор и начало текста. Новые материалы видны сразу, их не нужно искать по папкам.

  • В превью сохраняются заголовки и списки, поэтому по карточке понятно, о чём статья.
  • На карточке видно, сколько человек прочитали статью и отметили её полезной.
  • Лента бывает общая и по каждому разделу.

Таблица статей

Таблица показывает те же статьи, что и лента, но со свойствами по колонкам. Удобно, когда статей много и нужно быстро сравнить их или проверить, у всех ли заполнены свойства.

  • Колонки можно скрыть, переставить и растянуть.
  • Статьи можно сгруппировать по любому свойству.
  • Под колонкой можно посчитать количество, сумму, среднее, минимум или максимум.

Карточки

Карточки показывают статьи плиткой с обложками. Так проще окинуть взглядом раздел и выбрать нужную статью.

  • На карточке обложка, название, автор и дата изменения.
  • Непрочитанные статьи отмечены, закладка ставится прямо на карточке.
  • Если у статьи нет обложки, карточка окрашивается в цвет раздела.

Разделы и папки

Статьи лежат по разделам: «Продажи», «Онбординг», «Регламенты». Разделы собираются в папки, а папки можно вкладывать друг в друга до трёх уровней.

  • Разделы перетаскиваются в папки и между ними.
  • У раздела и статьи есть обложка и значок: эмодзи, иконка или своя картинка.
  • Обложку можно выбрать из готовых или загрузить свою.

Доступ к разделам

Для каждой папки и раздела вы решаете, кто их видит: вся команда, отдел или конкретные люди. Закрытый раздел не виден тем, у кого нет доступа, ни в списке, ни в поиске.

  • Доступ можно выдать сразу целому отделу.
  • Раздел внутри папки получает доступ папки, но его можно настроить отдельно.
  • Закрытые разделы отмечены замком.

Редактор статей

Статью пишут как обычный документ: заголовки, списки, таблицы, картинки. Нажмите «/», и откроется список блоков, как в Notion.

  • Заголовки, списки, чек-листы, цитаты, цветные выноски, сворачиваемые блоки и код.
  • Таблицы, в которые можно добавлять строки и колонки.
  • Блоки перетаскиваются за ручку слева.
  • Оглавление собирается само по заголовкам и держится у края окна.
  • Упомяните коллегу через @.

Картинки, видео и файлы

Картинку, видео или файл можно просто перетащить в текст. Порядок работы в программе проще показать на видео, чем описать словами.

  • Видео загружается с компьютера и смотрится прямо в статье.
  • Файл прикрепляется в нужное место текста.

Вложенные статьи

Внутри статьи можно создать другую статью. Так большой регламент делится на части: общая статья и отдельные страницы по каждому шагу.

  • Вложенная статья появляется в тексте ссылкой на своё место.
  • Вложенную статью можно вынести в отдельный раздел.
  • Путь к статье виден в шапке окна.

Ссылки между статьями

Сошлитесь на другую статью прямо в тексте, и читатель перейдёт к ней в один клик. Ссылка ведёт на саму статью, поэтому не ломается, если статью переименовали или перенесли.

  • Внизу статьи видно, какие статьи на неё ссылаются.
  • При наведении на ссылку видно, в каком разделе лежит статья.
  • Если у читателя нет доступа, он увидит «Статья недоступна» без названия.

Статьи и задачи

Инструкция и задачи по ней связаны. В задаче ссылка на регламент, по которому её делают, а в статье ссылки на задачи.

  • Вставьте в статью ссылку на задачу, и она станет карточкой с актуальным названием.
  • Когда задачу выполнят, её название в статье зачеркнётся.
  • Инструкцию не нужно копировать в каждую задачу: её правят в одном месте.

Свойства статей

У статьи могут быть свои свойства, как поля у задачи. Например, «Статус документа», «Дата пересмотра» или «Согласовал юрист».

  • Свойство создаётся для всей базы знаний или только для одного раздела.
  • Свойства видны в таблице, по ним можно фильтровать и группировать статьи.
  • Если перенести статью в раздел, где такого свойства нет, Lovox спросит, расширить свойство или очистить значение.

Восемь типов свойств

Из свойств собирается справочник под вашу задачу: регламенты отдела, реестр договоров, база ответов для поддержки.

  • Текст

    Короткая строка: номер документа, автор версии, город.

  • Число

    Версия регламента, стоимость услуги, срок в днях.

  • Галочка

    Да или нет: «согласовано», «проверено юристом».

  • Дата

    Когда статью утвердили или когда её пора пересмотреть.

  • Выбор

    Один вариант из списка: статус документа, отдел, тип материала.

  • Множественный выбор

    Несколько вариантов сразу: для каких ролей и регионов.

  • Ссылка

    Ссылка на внешний документ, сайт или файл в другой системе.

  • Файлы

    Договор, шаблон или презентация, приложенные к статье.

База данных внутри статьи

В статью можно вставить таблицу со своими колонками: список поставщиков, справочник цен, реестр договоров. Каждая строка такой таблицы открывается отдельной страницей.

  • Колонки бывают любого из восьми типов.
  • У строки есть своя страница с текстом, в ней можно создать вложенные страницы.
  • Доступ к базе такой же, как к разделу, где лежит статья.

Таблица раздела в статье

В статью можно встроить живую таблицу из раздела. Например, на странице «Всё для новичка» показать все статьи раздела «Онбординг». Новая статья в разделе сразу появится и в таблице.

  • Таблицу можно отфильтровать и отсортировать, настройки сохранятся в статье.
  • Свойства статей правятся прямо в таблице, не выходя из статьи.
  • Статья из таблицы открывается окном поверх.

Черновики

Незаконченная статья остаётся черновиком. Её видите только вы, пока не нажмёте «Опубликовать».

  • Черновик лежит в своём разделе рядом с остальными статьями, с пометкой «Черновик».
  • Если закрыть новую статью недописанной, Lovox предложит оставить её черновиком.

Прочтения и «Полезно»

Lovox отмечает, кто прочитал статью. Так видно, познакомилась ли команда с новым регламентом.

  • На карточке статьи видно, сколько человек её прочитали.
  • Читатели отмечают полезные статьи, счётчик виден в ленте.
  • Непрочитанные статьи можно оставить фильтром.
  • Статью можно снова отметить непрочитанной, чтобы вернуться к ней позже.

Закладки

Статьи, к которым вы часто возвращаетесь, добавьте в закладки. Они соберутся в отдельном списке на боковой панели.

  • Закладки у каждого свои.

Групповые действия со статьями

Выделите несколько статей, и действие применится ко всем сразу.

  • Добавьте в закладки или отметьте прочитанными.
  • Перенесите в другой раздел.
  • Удалите сразу несколько статей — перед этим мы попросим подтверждение.

Окно статьи

Статья открывается окном поверх текущего экрана. Если перейти по ссылке на другую статью, окна сложатся стопкой, и можно вернуться назад.

  • Окно можно свернуть, отвлечься на другое и потом вернуться к нему.
  • Ссылку на статью можно отправить коллеге.
  • Статью можно дублировать вместе с содержимым.
  • Для таблиц и схем есть режим широкой статьи.

Поиск

Статьи ищутся вместе с задачами, досками и комментариями в одном поиске по всему пространству.

  • Рядом с результатом виден кусок текста, где нашлось совпадение.
  • В выдаче только то, к чему у вас есть доступ.
  • Внутри базы знаний статьи можно искать по тексту и сразу фильтровать по свойствам.

Вместе с другими модулями

Частые вопросы о базе знаний Lovox

Что такое база знаний Lovox?

База знаний Lovox это место, где компания хранит свои знания (регламенты, инструкции и ответы на частые вопросы). Статьи лежат по разделам, и у каждого раздела свой доступ.

Можно ли редактировать статью вместе с коллегами?

Да. Несколько человек пишут одну статью одновременно, и правки каждого сразу видны остальным. Курсор коллеги подписан его именем, поэтому видно, кто что правит. Всё сохраняется само, кнопки «Сохранить» нет.

Как ограничить доступ к разделу базы знаний?

Для каждой папки и раздела вы выбираете, кто их видит: вся команда, отдел или конкретные люди. Закрытый раздел не виден тем, у кого нет доступа, ни в списке, ни в поиске. Раздел внутри папки получает доступ папки, но его можно настроить отдельно.

Можно ли понять, прочитан ли регламент?

Да. Lovox отмечает прочтения, и на карточке статьи видно, сколько человек её прочитали. Каждый сотрудник видит, какие статьи он ещё не прочитал. Читатели могут отметить статью полезной, счётчик виден в ленте. Есть отдельный отчёт «Прочтения», где видно, кто что прочитал.

Что можно добавить в статью?

В статью Lovox можно добавить заголовки, списки, чек-листы, цитаты, код, таблицы, картинки, видео и файлы. Нажмите «/», и откроется список блоков, как в Notion. Видео загружается с компьютера и смотрится прямо в статье. Оглавление собирается само по заголовкам.

Есть ли в базе знаний свойства и базы данных, как в Notion?

Да. У статей могут быть свои свойства восьми типов: текст, число, галочка, дата, выбор, множественный выбор, ссылка и файлы. По свойствам статьи фильтруют и группируют в таблице. В статью можно вставить базу данных, то есть таблицу со своими колонками. У каждой строки такой таблицы есть своя страница.

Как связать статью с задачами?

Вставьте в задачу ссылку на статью, например на регламент, по которому её делают.

Можно ли перенести базу знаний из Notion?

Да. Страницы и базы данных из Notion переносятся в Lovox прямым подключением, выгружать файлы не нужно. Перед запуском видно, что нашлось, а люди из Notion связываются с участниками пространства.

Как найти нужную статью?

Статьи ищутся вместе с задачами, досками и комментариями в одном поиске по всему пространству. Рядом с результатом виден кусок текста, где нашлось совпадение. В выдаче только то, к чему у вас есть доступ.

Где хранятся данные базы знаний?

Серверы Lovox находятся в России, сервис работает без VPN. Оплата в рублях, картой или по счёту на юридическое лицо. Всё пространство вместе с базой знаний можно выгрузить архивом в любой момент.

Соберите базу знаний рядом с задачами

Тариф Free — 0 ₽, без банковской карты. Экспорт пространства доступен в любой момент.

Начать бесплатноВстречи и расшифровка
База знаний Lovox — статьи, разделы с доступом и совместный редактор